就業規則

就業規則整備

就業規則は会社と社員の双方が安心して職務に専念できる環境を作るためにもっとも基本となるルールブックです。
常時10人以上の労働者を使用している事業場では就業規則を作成し、所轄労働基準監督署長に届け出なければならないとされていますが、無用な労働トラブルを防止し、また会社が社員に期待する事項を明示するためには企業規模に関わらず、就業規則を作成しておくことが重要です。
当スクエア社会保険労務士事務所では、企業の労務リスクを低減し、労使が安心して働くことができる職場を実現する実践的な就業規則の整備を行います。

課　題

• 現在の法律や環境に対応した就業規則の整備・見直しを行いたい。
• メンタルヘルス不調者の増加など、近年の労務管理の状況に合った就業規則を策定したい。
• 労働トラブルが発生した際に、会社を無用なリスクから守るための就業規則を策定したい。
• ルールを整備することで、社員の規律を高め、会社から社員に期待する事項を明確に伝えたい。
• 労働基準監督署の調査で、就業規則の見直しに関する是正勧告を受けたので対応したい。

就業規則は社員の権利が書かれたもの？

多くの経営者にとって就業規則は「年次有給休暇や時間外手当など、社員の様々な権利が書かれたもの」というイメージがあるようです。確かにそのような項目が記載されているのは事実ですが、一方では解雇の要件や懲戒処分の内容など、社員のみなさんにとって厳しい内容も多く盛り込まれています。ここで重要なのは、年次有給休暇や時間外手当など社員の権利に関する事項は、そもそも労働基準法で定められたものであり、仮に就業規則がなくとも、当然に社員の権利として認められたものであるということです。これに対し、解雇の要件や懲戒処分の内容などは、就業規則で自社のルールとして定めておかなければ、いざというときに社員との間のトラブルの原因となってしまいます。つまり、就業規則は会社と社員の間のもっとも基本的なルール（契約）をまとめたものであり、会社を無用な労働紛争から守るものなのです。安定した労使関係を構築するために、業種や企業規模に関わらず、就業規則の整備を行っておくようにしておきたいものです。

現代の就業規則は法改正以上に変化する環境への対応が重要

人事労務に関する法律の改正が毎年のように行われています。企業としてはそうした法改正に確実に対応し、就業規則を見直していくことが求められますが、近年はそれ以上に社会環境の変化に対応することの重要性が増しています。例えば、メンタルヘルス不調者の増加による休職制度の見直し、アルバイト・パートタイマーなど非正規従業員の増加に対応するパートタイマー就業規則や労働契約書の整備などがその典型です。環境の変化により、従来の就業規則では想定もしていなかったようなトラブルが増加しています。無用なトラブルや実務上の混乱を避ける意味からも、就業規則が現状に対応できているか、チェックを行っておきましょう。

就業規則を整備することで得られる効果

• 会社が社員に期待する行動や役割が明確になり、組織の方向性をまとめることができる。
• 社員に納得感のあるルールができ、安心して働くことができる環境ができる。
• 規則を整備する過程で法律知識や運用ノウハウも身につけることができる。
• 無用な労働トラブルを減少させ、また発生時にもその拡大を防ぐことができる。
• 労働基準監督署の調査への対応がスムーズに行うことができる。

就業規則整備の手順

 

職場のルールブック整備

就業規則は会社におけるもっとも基本となるルールブックですが、社員が日常的に就業規則を見て、ルールを確認するということは現実にはあまりないでしょう。職場のルールブックは、就業規則に定められているルールに止まらず、経営理念や社内の各種手続きなど、社員として知っておきたい会社の様々なルールを分かりやすい表現でまとめたものです。日常的に、本当に使える社内ルールブックとして整備をお勧めしています。

課　題

• 会社のルールをより分かりやすい表現で社員に伝え、安心して勤務できる環境を構築したい。
• 経営理念を浸透させることで業務に対する方向性を明確にし、会社をいま以上に成長させたい。
• 就業規則のうち、特に従業員が知っておくべき服務や懲戒などの重要事項をしっかりと周知させたい。
• 社員がこれを見れば、社内のルールが一通り把握できるという「自社の取扱説明書」を作りたい。

職場のルールブックのコンセプト

近年トレンドとなっているリスク対応型就業規則は無用な労働トラブルを防止し、また発生時に企業を守るために必要なものではありますが、その性格上、どうしても「社員が一定確率でトラブルを発生させる」という性悪説でのルール整備にならざるを得ません。しかし、現実にそうしたトラブルを発生させる社員は全体の何パーセント存在するのでしょうか？現実には、自らの仕事にまじめに取り組んでくれている社員がほとんどではないでしょうか。　そうした圧倒的多数のまじめ社員が、安心して御社で働き、仕事に集中できる環境を提供することは健全な企業経営において欠かすことができません。そこでそうした就業規則の整備と同時に、就業規則の重要事項と共に、御社の経営理念や社長から社員に期待する事項などを分かりやすい表現でまとめた職場のルールブックの整備をご提案致します。職場のルールブックでは、「です・ます調」の平易な表現で、普段使いできるルールを明確化していくものです。一般的には以下のような事項について、まとめていきます。

 

会社からのメッセージ

• 社長から新しく入社した社員へのメッセージ
• 経営理念やビジョン
• 会社の沿革
• 会社の年間行事

仕事上の基本ルール

• 労働時間
• 遅刻/早退/欠勤/休暇取得の手続き
• 各種提出物
• 出張の手続き
• 経費支出基準と手続き
• 社有車/会議室/備品などの社内ルール

社内規則（諸規程の重要箇所解説）

• 重要な服務心得
• 賃金に関すること
• 人事異動に関すること
• 退職に関すること
• 解雇に関すること
• 懲戒に関すること
• 人事評価・昇進昇格に関すること
• 機密情報管理に関すること

社員サポート・福利厚生

• 健康診断と職員の健康管理
• セクハラ／パワハラの相談窓口
• 社員が利用できる福利厚生制度
• 教育・研修制度

 

こんなときはどうすればいいの？（FAQ）

病気や怪我をしたら

社内手続き、休職制度、見舞金制度、社会保険（傷病手当金、高額療養費）など

仕事中や通勤途上で怪我をしたら

社内手続き、見舞金制度、労災からの給付など

結婚したとき

必要な社内手続き、社会保険の手続き、お祝い金（事務所・共済会）、特別休暇など

子どもが誕生したとき

必要な社内手続き、社会保険の手続き、お祝い金（会社・共済会）、特別休暇など

社員が育児休業を取得するとき

対象者、社内手続き、育休の取得期間、短時間勤務などの諸制度、各種給付など

社員が介護休業を取得するとき

対象者、社内手続き、介護休業の取得期間、短時間勤務などの諸制度、各種給付など

 

ルールブックによって得られる効果

社員に本当に伝えたい想いやルールを伝えることができる

就業規則には労働基準法によって必ず記載すべき項目が定められていますが、ルールブックには経営者が社員に本当に伝えたい想いやルールを分かりやすい言葉で記載することができます。まずは経営理念の解説から行い、社員に期待する事項や重要なルール、手続きを明示していきましょう。

 

社員の教育ツールとしても有効

職場のルールブックには、社内で守るべきルールなどをイラスト入りで分かりやすく記載します。これを新入社員研修や朝礼で利用することにより、社員の教育ツールとして活用することができます。

 

自社の「取扱説明書」としての活用法も

社内には様々な届出事項や手続きが存在しますが、それがルールとして明示されていないことにより、実務上の不効率が発生している例が少なくありません。例えば、出張や物品購入の際の手続きなどを分かりやすくまとめるのも良いでしょうし、社員が利用できる福利厚生制度などを盛り込むのも良いでしょう。自社の「トリセツ（取扱説明書）」としてまとめることにより、社員への制度の周知や利便を高めることが可能となります。